1. Bakgrunn

HeRA er et åpent publiseringsarkiv med fritt tilgjengelige, digitaliserte publikasjoner for helseforetak og andre helseinstitusjoner.

HeRA har som hovedmål å synliggjøre institusjonenes produksjon av faglige og vitenskaplige arbeider, slik at disse er tilgjengelige i fulltekst for alle på en rask og kostnadsfri måte. Et annet mål med HeRA er å tilby en sikker digital langtidslagring av dette materialet.

2. Forfattere

Faglige og vitenskapelige publikasjoner med forfattere som har tilknytning til en eller flere deltakende institusjoner, er godtatt for arkivering i HeRA. En forfatters institusjon i HeRA er forfatterens hovedarbeidssted eller der han eller hun er tilknyttet i sammenheng med den aktuelle publikasjonen.

3. Publikasjoner

HeRA arkiverer og tilgjengeliggjør hovedsakelig publikasjoner som allerede er publisert (post print-arkivering). «Peer reviewed» (fagfellevurdert) legges til publikasjonstypen når dette er tilfellet.

4. Fri tilgang (open access)

HeRA er fritt tilgjengelig på internett og støtter den internasjonale standarden Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Dette innebærer at globale leverandører av søketjenester kan hente metadata fra Helsebibliotekets elektroniske dokumenter på en standardisert måte. Alt materiale som ligger i HeRA kan søkes opp gjennom søketjenester som NORA (Norwegian Open Research Archives) og OAIster (tilsvarende internasjonal tjeneste). I tillegg kan alt materiale i HeRA også bli finnbart gjennom generelle søketjenester som Google og Yahoo!.

5. Forfatters rettigheter

Opphavspersonen eller forfatteren beholder all opphavsrett til eget materiale i HeRA. Dette inkluderer retten til å publisere materialet andre steder og i hvilket format han eller hun måtte ønske. Opphavsmannen eller forfatteren kan få hjelp av institusjonens bibliotek i opphavsrettsspørsmål.

Forutsetningen for arkivering og tilgjengeliggjøring i HeRA er at det foreligger en gyldig avtale hvor opphavsmannen gir institusjonen en ikke-eksklusiv rett til å tilgjengeliggjøre materialet på internett gjennom HeRA. Materiale i HeRA kan til ikke-komersielle formål fritt kopieres og videreformidles til andre. Forutsetningen er at navn på utgiver og opphavsperson angis, og at kommersiell bruk av verket bare er tillatt etter skriftlig avtale med opphavspersonen. Med kommersiell bruk forstås her de tilfeller der tredjepart ønsker kommersiell utnyttelse av materialet. Det må ikke foretas endringer i verket.

6. Publikasjonstyper

De følgende publikasjonstypene kan arkiveres og tilgjengeliggjøres i HeRA:

• Andre
• Annet konferansebidrag (poster, presentasjon)
• Arbeidsnotat
• Avisartikkel
• Bok
• Bokkapittel
• Konferanseartikkel
• Rapport
• Retningslinje
• Systematisk oversikt
• Tidsskriftsartikkel

Publikasjonstyper som er fagfellevurdert er i tillegg bli merket med kvalifikatoren «Peer reviewed».

HeRA oppbevarer ikke materiale som kun inneholder bibliografiske opplysninger eller sammendrag.

7. Registrering, lagring og tilgjengeliggjøring

Alle institusjoner som skal registrere og legge inn materiale i HeRA må være registrert med 1–2 superbrukere godkjent av en HeRA-administrator. En superbruker er vanligvis bibliotekarer ved deltakende institusjoner. Superbrukerne har ansvar for korrekt registrering og lagring av materialet i arkivet.

Materiale av en opphavsperson eller forfatter som tidligere var ansatt ved den deltakende institusjonen, kan arkiveres og tilgjengeliggjøres i HeRA hvis han eller hun var ansatt eller tilknyttet institusjonen på opprinnelig publiseringsdato. Materiale som er laget i samarbeid med en person ved en annen institusjon, kan også lagres i HeRA så lenge det foreligger godkjenning fra vedkommende.

8. Langtidslagring

Permanent oppbevaring er et av arkivets basisfunksjoner. Når materiale har blitt lagt inn i HeRA, skal det ikke fjernes igjen.

Alt materiale som lagres i HeRA får en permanent nettadresse (URL).

Selv om en ansatt slutter ved en av HeRAs deltakerinstitusjoner, blir hans eller hennes materiale værende i HeRA. Tidligere utgaver av et materiale kan ikke fjernes eller byttes ut med en ny versjon i HeRA. I stedet må den nye utgaven registreres på nytt i HeRA i tillegg til den/de tidligere versjonen(e).

Dersom materiale i HeRA viser seg å inneholde alvorlige mangler eller å være plagiat, merkes materialet tydelig at det er trukket tilbake med en begrunnelse hvorfor. Selve materialet blir værende i HeRA og vil være tilgjengelig på internett. Dersom materiale i HeRA viser seg å stride mot norsk lov, vises kun de bibliografiske opplysningene om materialet. Selve materialet vil ikke lenger være offentlig tilgjengelig i HeRA men merket tydelig med en begrunnelse hvorfor det ulovlige materialet er fjernet fra HeRA.

9. Filformater

Den offisielle norske strategien understreker at kun de åpne formatene HTML, PDF eller ODF skal brukes. Dette er også tilfelle i HeRA. I henhold til dette skal PDF 1.4 eller senere eller PDF/A ISO 19005-1 brukes.

10. Ansvar

Helsebiblioteket har ansvaret for drift av HeRA. Opphavspersonen er ansvarlig for innholdet i det publiserte materialet.

HeRAs superbrukere (bibliotekarer ved de deltakende institusjonene) skal forsikre seg om at materialet som arkiveres og tilgjengeliggjøres i HeRA ikke bryter norsk lov. Dette vil på ingen måte redusere opphavspersoners og forfatteres ansvar for materialet.

Helsebibliotekets HeRA-administrator kan delegere ansvaret for drift av arkivet til andre.