Planlegge
Sette mål – hva ønsker vi å oppnå?
Overordnede mål for forbedringsarbeidet bør settes sammen med brukerne/pårørende der det er mulig. Eksempler på mål kan være:
- Styrke brukernes selvfølelse og opplevelse av respekt og støtte
- Styrke brukernes medvirkning i forhold til beslutninger om eget forløp
- Bedre brukernes tilfredshet med informasjonen
- Styrke brukernes ansvar og oppgaver i egen behandling og oppfølging
- Skape tjenester som fremmer brukernes helse
Det er en prosess i seg selv å sette mål. De overordnede målene bør videreutvikles slik at de fyller følgende kriterier (SMARTE mål):
- Spesifikke - klar, konkret, entydig angivelse av forventet resultat - helst tallfestet.
- Målbare - man skal kunne vite om målet er oppnådd
- Ansporende - være utfordrende, gi mulighet for egenutvikling og inspirere til nytenkning
- Realistiske - oppnåelig i forhold til andre oppgaver og ressurser
- Tidsbestemte - angi når resultatet skal være nådd
- Enighet om målet - forankring i arbeidsgruppen, hos medarbeiderne og hos ledelsen
Jo tydeligere målene er, jo lettere er det å vite om de er nådd.
Måleverktøy - når er en endring en forbedring?
Det man velger å måle (måleindikatorer) må henge sammen med hvilke mål man setter for forbedringsarbeidet. Eksempler på måleverktøy kan være:
- Spørreskjema: Når målet er å bedre tilfredshet med informasjonen til brukerne, er det ofte naturlig å bruke et spørreskjema
som fokuserer spesielt på dette.
Man kan kombinere åpne spørsmål med å be pasienten krysse av på en skala som uttrykker grad av tilfredshet for total inntrykket. - Skåringsskjema/sjekkliste : Når målet er å bedre brukermedvirkning, kan man utvikle et program for brukermedvirkning. På bakgrunn av dette, kan man lage en sjekkliste med tilhørende skåringsskjema for å måle i hvilken grad medarbeiderne følger programmet (programoppfyllelse).
- Brukerne kan også selv krysse av på en sjekkliste for hva de har mottatt av behandling, for eksempel hvilken informasjon de har mottatt. Dette kan suppleres med evaluering av tilfredsheten med informasjonen.
Kvalitative metoder
Kvalitative metoder er ofte mer egnet for å få fram brukernes erfaringer og opplevelser. Eksempler på dette er:
- Fokusgruppeintervjuer med grupper av pasienter / pårørende. Erfaringer fra prosjektet «…med pasientens øyne...» viste at pasientene var mer åpne når fokusgruppeintervjuene ble ledet av en brukerrepresentant.
- Dialogkonferanser
- Bruker spør bruker, som kombinerer fokusgruppeintervju og dialogkonferanser.
- Dybdeintervjuer av enkeltpersoner hvor man får fram utsagn som viser behovet for forbedring på et område eller betydningen av forbedringsarbeidet for brukerne.
-
Kartlegge nåværende praksis
Det er som oftest nødvendig å få en oversikt over dagens praksis for å vite hva som bør forbedres og hvordan nivået på kvaliteten på dette området er.
Et nyttig verktøy er flytskjema /prosesskart. Dette gir et felles oversiktsbilde av hvordan tjenestene fungerer og oppleves for brukerne. Det er også et velegnet utgangspunkt for å bevisstgjøre og finne forbedringsområder. Brukerne bør delta i denne kartleggingen. Det kan foregå på flere måter:
- Ansatte og brukere tegner flyten sammen og fokuser på det området man har som mål for forbedringsarbeidet (for eksempel rett til medbestemmelse eller innleggelsen).
- Ansatte tegner forløpet og ber en gruppe brukere om å skrive ned hvilke følelser de fikk underveis i forløpet sitt på klistrelapper og klistre disse inn i flytskjemaet.
- Brukere kan også beskrive i hvilken grad de følte seg informert osv underveis i prosessen, avhengig av hva fokuset i forbedringsarbeidet er.
- Man kan låne noen brukere et videokamera og be dem filme viktige hendelser i forløpet sitt.
Kartlegging av dagens praksis kan også gjøres gjennom å bruke måleverktøy eller kvalitative metoder som ble nevnt i forrige punkt.
Hvis man planlegger en spørreundersøkelse om pasienttilfredshet som en del av forbedringsarbeidet, bør man gjøre målinger før forbedringstiltakene iverksettes. Dette vil være nyttig av flere grunner:
- Man kan identifisere hvilke områder brukerne er minst tilfredse med og som derved bør forbedres.
- Man kan se om det er store variasjoner brukerne i mellom.
- Man kan videreutvikle målene for forbedringsarbeidet slik at de blir målbare.
- Man kan bruke utgangsdata og etterfølgende målinger for å vurdere om man lykkes i å få til virkelige (signifikante) forbedringer, eller om det bare er tilfeldige variasjoner i målingene. For å få til dette legges dataene etter hverandre i tidsserier og analyseres ved hjelp av Statistisk prosesskontroll (SPC). Dersom man bruker SPC til å fremstille dagens situasjon, vil man lettere kunne analysere dataene for å finne områder for forbedring. EpiData Analysis er et gratis program og det finnes en norsk veileder i bruk av dette analyseprogrammet.
Uansett hvilke kartleggingsmetode man har brukt er det svært viktig å drøfte resultatene med ledere og personalet, for å skape en felles forståelse av behovet for forbedring. Flere team har erfart at det har størst effekt hvis brukerrepresentanten deltar på personalmøtet og legger fram funnene.
Planlegge forbedret praksis –
hvilke endringer kan iverksettes for å skape forbedringer?
Når man planlegger å iverksette tiltak for å forbedre praksis, er det viktig å søke i litteraturen og i praksisfeltet etter dokumentasjon for at planlagte tiltak virker. Dette bør gjøres på samme måte som er beskrevet under kunnskapsbasert praksis . Dersom man finner solide holdepunkter for at tiltak vil være effektive, kan de innføres med større trygghet for at de vil gi ønsket resultat med forsvarlig ressursbruk.
Ofte er det mulig å forenkle arbeidsprosessene gjennom å fjerne unødvendige trinn og dobbeltarbeid. Ved å redusere antall trinn og involverte personer, vil man både spare ressurser og redusere muligheten for feil.
I planlegging av forbedret praksis er det også viktig å sikre at man utnytter både brukernes og de ulike faggruppenes kompetanse maksimalt. Under utvikling av behandlingsprogrammer kan man diskutere hvilke oppgaver som bør utføres av hvilke yrkesgrupper, samt utvikle sjekklister for å måle at programmet følges. Sjekklisten vil også kunne fungere som en huskeliste og et nyttig utgangspunkt for opplæring av nye medarbeidere. Det er oftest fornuftig å gjennomføre en utprøving i liten skala (pilot) før hele virksomheten involveres.
Når vi ønsker å forbedre helsetjenestene, bør vi være oppmerksomme på at vi ubevisst kan være bundet av en rekke grunnleggende antakelser og uskrevne regler som styrer helsevesenet. Dette kan gjøre det vanskelig å åpne opp for nye perspektiver og muligheter. Verktøyet «Tenke annerledes» kan være nyttig for å bevisstgjøre gammel tenkning og få hjelp til å tenke ”utenfor boksen”.
Finne forbedringstiltak
Mens man kartlegger dagens praksis og eventuelt gjør målinger av denne, vil det gjerne komme fram ideer og forslag til hvordan
prosessene kan forbedres.
Forslag til endringer kan framkomme gjennom:
- Identifisering av de kloke grepene man allerede gjør og muligheter til å gjøre mer av dette gjennom Anerkjennende Intervju (Appreciative Inquiry - AI) (lenke til andre metoder på nettstedet metoder og verktøy)
- Kreative tankeprosesser / idédugnad
- Man kan også hente ideer fra andre, som man tilpasser lokale forhold.
- Brukerne kan ofte komme med mange annerledes ideer, fordi de ikke er bundet til de strukturene som de ansatte i organisasjonen er. Brukerorganisasjoner kan også trekkes inn i dette arbeidet.
Sørg for at både brukere og medarbeidere som blir berørt av endringen har fått mulighet til å påvirke utformingen av forbedringstiltakene.
Til trinnene i modellen:
Følg oss på Facebook
Følg oss på Twitter