Tilpassing av andres prosedyrer

Ferdig prosedyre skrives direkte inn i dokumentstyringssystemet i egen institusjon og sendes på høring til relevante avdelinger. Merk e-posten med svarfrist 5-10 dager fra utsendelsesdato.

Ut fra høringssvar vurderer du hva du ev. må og vil endre i prosedyren. Foreta endringene og send den til godkjenning hos leder på riktig nivå i organisasjonen.

Dersom det av ulike grunner ikke kan gjøres på denne måten, kan alternativ 2 følges som framgangsmåte for tilpassing, godkjenning og bruk.

Vil du lese mer om guideline adaptasjon finner du hos G-I-N Adaptation Working Group.

Alternativ 2 for tilpassing, godkjenning og bruke av en prosedyre fra nettstedet

Forberedelser

Se først over prosedyren og vurder hva som opplagt må endres. Sammenlign denne prosedyren med den prosedyren sykehuset/avdelingen/enheten hadde fra før slik at du kan redegjøre for dette i første møtet med prosedyregruppen.

• La en gruppe av alle relevante faggrupper diskutere prosedyren i 1–2 møter før den sendes på høring.
• Gruppen bør bestå av 1–2 representanter fra alle relevante faggrupper (AGREE krav 4).
• Det er en fordel om alle representanter har lang erfaring med det prosedyren omtaler.
• Gruppen bør opprettes av relevant leder, gjerne med et formelt mandat.
• Møtene skal være korte og høringsfrister skal være maks på 7 dager.
• Gruppen må ha en dyktig møteleder. Møteleder er bestemt av leder og er i leders sted.

1. møte

• Varighet 1–2 timer
• Leder sender innkalling og legger ved prosedyren med alle relevante vedlegg eller send med visning til prosedyren på nettstedet.
• Alle i gruppen får 5 minutter hver på å kommentere hva de ønsker å endre i prosedyren.
• Gå gjennom de sentrale punktene i prosedyren som dere er uenige om. Sjekk alltid referansen, om det finnes en, når dere er uenig om noe i prosedyren. Begrunnelsen for å endre praksis kan ligge i at det er kommet ny, god forskning på området.

Etter 1. møte

• Leder omformulerer prosedyren etter gruppens konklusjoner. Det er en fordel å gjøre dette umiddelbart etter møtet.
• Leder sender det nye utkastet til alle i gruppen innen 2 dager.
• Leder sender prosedyren med alle vedlegg på høring til alle avdelinger/enheter/klinikker som skal bruke den.
• Høringsfrist 5-10 dager. Utvidet høringsfrist aksepteres når miljøer spesielt spør om det. Det er viktig å ha god dialog med de som har vært med i høringen når det er sterk uenighet. Uenighet beskrives under Agree-krav 23.
• Leder for gruppen går gjennom høringssvar, lager forslag til endringer i tekst og sender dette til alle i gruppen i god tid før møte 2.
• Leder går også over sykehusets avvik og klager på området som prosedyren omtaler og tar hensyn til dette når endelig prosedyre skal formuleres.

2. møte

• Varighet 1–2 timer
• Gå gjennom alle høringssvar, ev. avvik og klager, og begrunn hvorfor dere tar hensyn til noen svar og ikke til andre.
• Leder for gruppen redergjør for høringssvarene og alle i gruppen uttaler seg. Der det er uenighet konfererer gruppen med faglig leder eller den som skal godkjenne prosedyren.

Etter 2. møte

• Leder legger prosedyren med alle vedlegg inn i dokumentstyringssystemet.
• Suppler metoderapporten med den høring som er gjort og ev. andre endringer som er gjort.
• Les korrektur, sjekk linker og send prosedyren til godkjenning til leder på riktig nivå. Sjekk skjemaet Kvalitetsvurdering av fagprosedyrer (word, 20 KB)
• Implementer prosedyren og kontroller at prosedyren brukes.
• Planlegg oppdatering om ca. 3 år.