Paretoanalyse

Paretoanalyse er et prioriteringsverktøy i forbedringsarbeid for å kunne skille "de vitale få" årsakene til problemene fra "de trivielle mange". Ofte skyldes 80 % av problemene 20 % av årsakene; derfor kalles dette også 80/20-regelen. Ved å finne de årsakene som skaper flest problemer og feil og gjøre noe med dem, får man mest effekt av forbedringstiltakene.

Pareto-prinsippet sier at i enhver gruppe av forhold som bidrar til en felles effekt, er det et fåtall av forholdene som bidrar til det meste av effekten. Det har sitt navn etter den italienske økonomen og sosiologen Wilfredo Pareto som på slutten av 1800-tallet beskrev at omlag 20 % av befolkningen eide om lag 80 % av jordeiendommene. Siden er det vist at det i svært mange forhold er en slik fordeling. Joseph M. Juran testet denne modellen innen kvalitetsarbeid og fant at fordelingen av årsaker til feil har et liknende mønster. Det gjelder å finne de viktigste årsakene til feil og svakheter og gjøre noe med dem, for da får man mest effekt av forbedringstiltakene.

Når kan Paretoanalyse brukes?

• Når man har et problem med mange mulige årsaker
• Når man vil finne hovedårsakene til problemet
• Når man vil finne ut hvor man vil sette inn ressursene for å redusere problemet og forbedre prosessen
• Illustrasjoner og modeller

Ved en Paretoanalyse lages det et Pareto-diagram som består av en x-akse med de ulike faktorene vi skal analysere satt opp som stolper rangert etter størrelse – de høyeste plasseres til venstre. Et Pareto-diagram kan se slik ut (obs: høyre akse er annerledes enn venstre akse):

Fordeler og ulemper med Paretoanalyse

Fordeler:

• Hjelper til å identifisere de betydningsfulle faktorene
• Bidrar til fokusering på viktige forhold i forbedringsarbeidet

Ulemper:

• Faktorer som er sjeldne, men som gir store negative konsekvenser, kan bli skjøvet ut av fokus

Fremgangsmåte

1. Velg et forbedringsområde som skal analyseres
2. Identifiser årsakene til problemet ved idedugnad eller ved eksisterende data
3. Velg måleenhet og tidsperiode
4. Samle data i faktorer/kategorier/årsaker
5. Tegn diagram hvor x-aksen er ulike faktorer/kategorier/årsaker, ve. akse er antall eller prosent for hver faktor, mens høyre akse er akkumulert prosent.
6. Lage et stolpediagram med avtagende høyde på stolpene fra venstre mot høyre
7. Tegne et linjediagram i samme aksesystem av akkumulerte prosenter
8. Man kan dra en linje fra 80 % på y-aksen fram til linjediagrammet og fra skjæringspunktet loddrett ned til x-aksen.
9. Analyser diagrammet og finn ut hvilke faktorer/kategorier/årsaker som skal rettes på først. Husk at noen ganger skal en faktor pga stor betydning håndteres raskt selv om den forekommer sjelden.

Praktisk eksempel

Ved en operasjonsavdeling ønsket de å vurdere tiltak for å redusere antall strykninger på operasjonsprogrammet. De registrerte alle årsaker til alle strykninger i 2005. Av 22 tenkte muligheter for strykninger opptrådte 17 i løpet av året.

Diagrammet over er laget i programvaren EpiData Analysis, som er gratis og som kan lastes ned på www.epidata.dk. Brukerveiledning og mer informasjon om programvaren finner du på Folkehelseinstituttets nettsider..