Affinitetsdiagram/grupperingsverktøy

Affinitetsdiagram brukes:

• Etter brainstorming/ idédugnad hvor man skal sortere elementene for å skape en felles oppfatning om disse som grunnlag for veien videre.
• Når en skal sortere/gruppere data, som for eksempel resultater etter en åpen spørreundersøkelse.

Fremgangsmåte

Nødvendig materiale: Post it-lapper eller tilsvarende, penn eller tusj, stor arbeidsflate (vegg, bord eller gulv).

1. Del ut post-it lapper til alle deltakerne. Bli enige om maksimum antall ord på hver lapp.
2. På hver lapp skrives så ideene, årsakene eller løsningene fra idédugnaden eller de dataene / innspillene dere ønsker å sortere.
3. Spre lappene vilkårlig ut over en stor arbeidsflate slik at alle lappene er synlig for alle deltakerne. Hele teamet samles rundt lappene og deltar i det neste steget.
4. Gå gjennom alle lappene på arbeidsflaten og avklar hvordan den enkelte lapp/ide, årsak, løsning skal forstås.
5. Se etter ideer/tema som på en eller annen måte synes å ha sammenheng med hverandre, og plasser dem ved siden av hverandre i grupper/områder.
   1. For at alle skal delta på lik linje er det viktig at ingen snakker under denne delen av prosessen:
   2. Alle deltakerne er med på å plassere lappene, gjerne etter tur.
   3. Det er lov å flytte en lapp som er plassert i en gruppe til en annen. Om en ide passer i to grupper kan man lage en ekstra lapp.
   4. Gjenta til alle lappene er gruppert. Det er lov å ha noen enslige lapper som ikke synes å kunne grupperes med andre.
6. For å få så god tid som mulig på dette viktige punktet, og få med flest mulig av medarbeiderne, kan lappene henges opp på et fellesområde og grupperingen kan finne sted over flere dager.
7. Nå kan teamet igjen snakke og for eksempel diskutere overraskende mønstre og spesielle grunner for å flytte kontroversielle lapper. Når grupperingen er ferdig velges det en overskrift for hver gruppe/ kategori. Se etter en lapp som sammenfatter gruppens hovedidé og plasser den som overskrift øverst i gruppen. Om det ikke allerede finnes en slik lapp så kan man lage den. Det er ofte lurt å fremheve denne lappen med en annen farge.
8. Det kan være nyttig og se etter nivåforskjeller mellom gruppene/områdene, er det noen som er overordnet andre? Se også etter sammenhenger og motsetninger.
9. Det kan være nyttig å rangere gruppene etter viktighet, avhengig av hva man skal bruke analysen til.
10. Er det vanskelig å bli enige kan man gjennomføre følgende prosess: Hver enkelt prioriterer ved å sette poeng fra 3 (viktigst) til 1(minst viktig) på de tre grupper/områder vedkommende synes er viktigst. Deretter summeres poengene, og den gruppen som får høyest poengsum prioriteres i det videre arbeidet.

Betraktninger

• Affinitetsdiagram prosessen lar deltakerne bevege seg utover sin vanlige tenkemåte og forhåndsdefinerte kategorier og utløser dermed kreativitet og ny kunnskap.
• Det er viktig å:
  • Ikke plassere lappene i en bestemt rekkefølge fra starten.
  • Ikke bestemme kategorier og overskrifter på forhånd.
  • Ikke sensurere hverandre.
• De fleste som bruker denne teknikken er overrasket over hvor verdifullt og virkningsfullt verktøyet er. Prøv det med åpent sinn.

 Fordeler:

• Skaper engasjement og slipper til ideer fra alle gruppemedlemmene.
• Gjør det vanskeligere for enkeltpersoner å dominere gruppa og resultatet.
• Gir god oversikt over det som i utgangspunktet kan være sammensatte og uklare tema/områder.

Ulemper:

• Det kan i noen sammenhenger oppleves vanskelig å lage naturlige grupper/områder.
• Verktøyet forutsetter at alle gruppemedlemmene deltar og benytter anledningen til å påvirke hvilke områder som for eksempel skal prioriteres i forbedringsarbeidet.

Litteratur:

• Nancy R. Tague’s The Quality Toolbox, Second Edition, ASQ Quality Press, 2004, side 96-99.
• Kyrkjebø, Jane Mikkelsen , Kvalitetsutvikling i helsetjenesten, Fagbokforlaget (1998)