Ganttdiagram er et verktøy for planlegging og styring av prosjekter. Den grafiske fremstillingen av prosjektets oppgaver, milepæler, ansvarsforhold og tidsbruk bidrar til å skape oversikt og forutsigbarhet for alle involverte parter under prosessen.

Diagrammet viser alle planlagte oppgaver i et prosjekt, når oppgavene etter planen skal utføres, og hvor lang tid man regner med at hver oppgave vil ta. Etter hvert som prosjektet skrider fram er det vanlig å markere oppgaver som er utført i diagrammet. Gantt-diagram kan vise antall personer koblet til hver oppgave og hvem som har ansvar for hver del. Diagrammet kan også knyttes opp til utgiftsberegning. Den første varianten av denne type diagram ble utviklet av Henry Gantt (1861-1919) i 1910.

Nedenfor finner du et eksempel på Gantt-diagram laget i Excel.

gannt1

 

Nytten av Gantt-diagrammer

I forberedelsesfasen av prosjektet:

  • Utforming av Gantt diagram tvinger gruppemedlemmene til å tenke klart og konkret om hva som må gjøres for å nå målene.
  • Synliggjør for alle involverte parter omfang og ressursbruk i prosjektet.
  • Synliggjør tidsskjemaet for gjennomføring av prosjektet med milepæler og tidsfrister.
  • Synliggjør roller og ansvar i prosjektet.

Under prosjektets gang

  • Ved å oppdatere Gantt-diagrammet underveis kan alle involverte parter følge med for bør en oppdatert versjon av diagrammet være tilgjengelig for alle på intranettet eller på organisasjonens felles dataområde, evt. som oppslag i felles lokaler.
  • Det kan gi hjelp til å kunne gjøre riktige grep for å gjennomføre prosjektet etter tidsskjemaet.
  • Det letter fortløpende evaluering av prosjektet

Hvordan lage et Ganttdiagram

  1. Identifiser de viktigste aktivitetene og milepælene i prosjektet, for eksempel ved hjelp av idédugnad eller flytskjema.
  2. Identifiser hvor lang tid som trengs med hvilke ressurser for hver aktivitet i prosjektet.
  3. Avklar ansvar for de ulike oppgavene.
  4. Identifiser rekkefølgen: Hvilke oppgaver må gjennomføres før dere kan gå i gang med de neste? Hva kan gjøres samtidig? Hvilke oppgaver må utføres før hver milepæl?
  5. Bestem når prosjektet skal starte, og beregn når hver aktivitet i prosjektet kan starte ut fra beregnet tid og identifisert rekkefølge. Legg inn litt ekstra rom i planen for forsinkelser.
  6. Lag et utkast av diagrammet. Drøft det i prosjektgruppen og med eierne for prosjektet for å justere oppstart, tids- og ressursbruk, og for å sikre at alle aktiviteter er med og er godt forankret.
  7. Synliggjør diagrammet for alle involverte i løpet av prosjektet, og marker gjerne i diagrammet hvor langt i prosessen dere er kommet til en hver tid.

Lage Ganttdiagram med dataprogram

Det finnes en rekke dataprogrammer som brukes til å lage Gantt-diagrammer elektronisk. Noen må kjøpes, andre kan lastes ned gratis fra internett. (se senere punkt) Flere av programmene kan brukes til helhetlig planlegging og gjennomføring av prosjekter med angivelse av delprosjekter og aktiviteter, hvem som har ansvar for de ulike aktivitetene, tidsbruk, budsjettering etc.

Man kan lage Ganttdiagram uten spesielt tilpasset programvare. Under finner du et eksempel på et enkelt Gantt-diagram laget i Microsoft Word. Dette diagrammet ble brukt i et prosjekt om legemiddelhåndtering i Larvik kommune.

gantt2

 

Dataprogrammer

Diverse freeware dataprogrammer finnes på http://sourceforge.net/

Litteratur

Tague, Nancy R.: The Quality Toolbox, Second Edition, ASQ Quality Press, 2004, side 271-274

Artikkelen ble første gang publisert i 2007.

(/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/ganntdiagram)