Sjekkliste og skåringsskjema

Sjekklister er nyttige verktøy for å sikre gode arbeidsprosesser. Sjekklisten fungerer som en huskeliste. Sjekklisten kan også videreutvikles til å bli et skåringskjema for å måle programoppfyllelse, det vil si i hvilken grad man følger programmet.

Sist oppdatert 26.09.2019, Kaja Hvitstein-Strøm.

Sjekklister har vært brukt i innen luftfart i flere generasjoner og bruk av sjekkliste for trygg kirurgi kan redusere komplikasjoner og død etter operasjoner betydelig.

Når brukes sjekklister?

  • For å redusere muligheten for feil og variasjon i prosesser og bidra til å sikre jevn kvalitet uavhengig av tidspunkt, stressnivå og hvem som utfører arbeidet
  • I avdelinger med stor gjennomstrømning av personell eller der det er mange som utfører de samme oppgavene
  • For å sikre god koordinering og gjennomføring, særlig der flere er involvert. Sjekklisten kan si noe om hvem som skal utføre handlingen og når den skal gjennomføres
  • For å innføre nye prosesser ifm forbedringsarbeid
  • Under utførelse av prosedyrer

Hvordan utvikles sjekklister?

Utviklingen av sjekklister bør sees i lys av Modell for kvalitetsforbedring. Punkter som er relevante i arbeid med å utvikle sjekklister er:

  1. Husk god forankring i ledelsen, fagmiljøet og hos andre berørte parter.
  2. Det er viktig at fagpersoner er med å utvikle sjekklister, at de får innflytelse i arbeidsverktøyet er avgjørende for at det blir tatt i bruk.

  3. Klargjør kunnskapsgrunnlaget, inkludert eventuelle eksterne krav (lover, forskrifter, faglige veiledere/retningslinjer og politiske vedtak) og interne krav (prosedyrer, rutiner og etiske regler). Hvis det finnes faglige veiledere/retningslinjer på et område er dette eksterne føringer som må tas hensyn til i utarbeidelsen av sjekklister. Se blant annet Helsebibliotekets sider om faglige retningslinjer.

  4. Det kan være lurt å kartlegge dagens arbeidsprosess i et flytskjema og reflektere over denne.
  5. Bli enige om hvordan prosessen skal være.
  6. Standardiser prosessen i et program /prosedyre.
  7. Utarbeid sjekklisten som en huskeliste:
    • Få med viktig informasjon, som tidsfaktorer, rekkefølge, plassering og hvem som er ansvarlig.
    • Lag en kolonne hvor man haker av etter hvert som man gjør tingene med dato og signatur, eller har vurdert punktet i sjekklisten som uaktuelt.
    • Gjør den enkel, oversiktlig og forståelig med tanke på dem som skal bruke den.
    • Skriv veiledende tekster, som når og i hvilke situasjoner sjekklisten skal brukes.
  8. Sjekklisten prøves først ut. Det innhentes tilbakemeldinger for justering av sjekklisten i både innhold og form.
  9. Implementer sjekklisten og gjør den tilgjengelig for alle som på et tidspunkt vil kunne bruke den.
  10. Legg sjekklisten inn i relevant fagsystem til at den blir lett tilgjengelig og la den bli del av pasientens journal der det er hensiktsmessig.
  11. Det er viktig at én person har ansvaret for å revidere sjekklisten etter hvert som det skjer endringer i prosessene /prosedyrene, med bakgrunn i f. eks endringer i lover, forskrifter, ressurser, kunnskapsgrunnlaget med mer.
  12. Se beskrivelse av skåringskjema for å kunne måle hvilken grad sjekklisten følges.

Skåringskjema

Når sjekklisten er utarbeidet, kan den videreutvikles til et skåringskjema for å måle i hvilken grad man følger arbeidsprosessen; dvs et verktøy for å måle programoppfyllelse.

Det er ofte de som gjennomfører prosessen som bruker skåringskjema. Den får da ofte en dobbelt funksjon; huskeliste og måleverktøy. Skåringskjema kan også være et nyttig verktøy ved revisjoner.

  1. Ta utgangspunkt i sjekkliste slik det er beskrevet tidligere.
  2. Klargjør formålet med undersøkelsen/ målingene.
  3. Vurder om alle punktene i sjekklisten er nødvendige å ha med i skåringskjemaet.
  4. De valgte punktene setter man opp i liste, med mulighet for avkryssing på en skala, samt et kommentarfelt. Vanlige svaralternativer er
    • Gjennomført= 1
    • Ikke gjennomført= 0
    • Ikke aktuelt= 1
  5. Test ut skjemaet på et lite utvalg, samle inn tilbakemeldinger og gjør endringer dersom det er behov for det.
  6. Man kan regne ut programoppfyllelsen i prosent ved å summere poengene i hver sjekkliste x 100 og dele på antall punkter i sjekklisten. For eksempel vil 16 poeng av 20 mulige gir 80 % programoppfyllelse.
  7. Analyser dataene. Dersom du bruker statistisk prosesskontroll (SPC) registreres resultatene fra skåringskjemaene kronologisk slik at man kan sette resultatene opp i tidsserier. Hvordan er tendensen, er den stigende, synkende eller stabil? Er det stor eller liten variasjoner mellom de ulike prosessene?
  8. Se også på variasjoner for hvert av punktene for å finne hvor ofte punktene gjennomføres helt, delvis eller ikke i det hele tatt.

Det vedlagte eksempelet viser en sjekkliste for gode pasientforløp som fylles ut av pasientens primærkontakt i forbindelse med utskrivning og oppfølging etter innleggelse i sykehus eller kommunal institusjon.

(/kvalitetsforbedring/metoder-og-verktoy/sjekkliste-og-skaringsskjema)