I planleggingsfasen er det viktig å definere behovet for mat- og drikkeprodukter og/eller måltider. Hva ønskes når det gjelder ernæringsmessig kvalitet, ulike produktspesifikke kvalitetskrav, pakningsstørrelse, emballasje, transport, service, elektronisk bestillingssystem, krav til miljø, økologi, bærekraft, sosialt ansvar og ønske om å tilrettelegge for små- og mellomstore bedrifter (SMB) f.eks. ved å dele opp kontrakten.

Når dere har fått oversikt over hva markedet helt sikkert kan levere på for eksempel ernæringsmessig kvalitet, bør dere utforme dette som kravspesifikasjon. Dersom det også stilles som et kontraktsvilkår, kan det være for å sikre videre utvikling av ernæringsmessig kvalitet, for å øke andelen etterspurte produkter i kontraktsperioden, eller være et virkemiddel for å motivere leverandører som ville blitt avvist i konkurransen.

I anskaffelser der markedet trolig kan strekke seg lenger i ernæringsmessig kvalitet, kan dere vurdere å bruke tildelingskriterier i tillegg. Slik premieres leverandørene som kan levere utover kravspesifikasjonen. Vektingen av tildelingskriterier må vurderes konkret.

Det å ivareta et allergivennlig tilbud av mat og drikke (naaf.no) krever kunnskap og gode rutiner fra planlegging av anskaffelsen frem til mottaker av produkt/måltidstjeneste. Vegetariske alternativ kan ivareta ulike kosthensyn. Det kan stilles krav om erstatningsprodukter. Kriterieveiviseren (anskaffelser.no) har formuleringer til krav om plantebaserte produkter i konkurransegrunnlaget og kontraktsvilkår.

Digidirs fagside anskaffelser.no omtaler anskaffelsesfaglige tema. Kriterieveiviseren har formuleringer til krav og kriterier på miljø og samfunnsansvar for anskaffelse av mat- og drikkeprodukter og måltidstjenester. Foreløpige temaer er matsvinn, emballasje, tropisk avskoging og etiske krav. For mat- og drikkeprodukter har kriterieveiviseren også formuleringer til krav og kriterier for varer i sortiment og bestillingsløsning, som kan limes rett inn i konkurransegrunnlaget.

Eksempel på kunngjøring av anskaffelse på Doffin, under kort beskrivelse av kontraktens gjenstand: «Oppdragsgiver har i denne anskaffelsen et særlig fokus på et sunt kosthold for barn og unge og vi ønsker at produktspekteret skal gjenspeile dette. Tilbydere blir premiert* etter hvor mange sunne produkter de gir tilbud på. Sunne produkter defineres som produkter som oppfyller kravene til Forskrift om frivillig merking av næringsmidler med Nøkkelhullet. Vi understreker at produktene ikke må være nøkkelhullsmerket, men oppfylle kvalitetskravene i forskriften. Antall sunne produkter vil bli vektet opp mot årlig estimert volum per varelinje...».

*Tildelingskriterier ble benyttet i denne anskaffelsen.

Dokumentasjon av kravet

Nøkkelhullmerket skal synliggjøres på produktene og i produktlisten. Produkter som oppfyller vilkårene i Nøkkelhullsforskriften, men ikke er merket med Nøkkelhullet, skal følges av dokumentasjon med oppgitt næringsinnhold som viser at produktene oppfyller vilkårene.

De tilbudte ferdigpakkede produktene skal ha næringsdeklarasjon, og næringsdeklarasjon skal følge uemballerte produkter, se informasjon nedenfor.

For produkter i næringsmiddelgruppen ferdigretter må også innhold av bestanddeler som for eksempel grønnsaker, dokumenteres å følge mengdekravene i forskriftsvilkårene (lovdata.no).

Brukes EHF katalog legges dette inn i gjeldene felt for nøkkelhullprodukter/relaterte produkter. Brukes leverandørens bestillingssystem, skal leverandøren synliggjøre produkter som tilfredsstiller Nøkkelhullsforskriftens vilkår i sammenheng med produkter som ikke gjør det, og som de kan erstatte.

Informasjon

Den nordiske, frivillige, forskriftsfestede merkeordningen omfatter først og fremst ferdigpakkede matvarer som skal ha nøkkelhullmerket og næringsdeklarasjon på emballasjen.

Nøkkelhullet omfatter 33 næringsmiddelgrupper:

• Grønnsaker, frukt, bær og nøtter (3 grupper)
• Mel, gryn og ris (3 grupper)
• Grøt, brød og pasta (4 grupper)
• Melk og syrnede melkeprodukter (5 grupper)
• Ost (3 grupper)
• Margariner og oljer (2 grupper)
• Fiskerivarer og produkter av fiskerivarer (2 grupper)
• Kjøtt og produkter av kjøtt (2 grupper)
• Vegetabilske produkter (1 gruppe)
• Ferdigretter (6 grupper)
• Dressinger og sauser (2 grupper)

Næringsmidler som ikke er ferdigpakkede, men kan nøkkelhullmerkes, er frukt, bær, grønnsaker og poteter, brød, knekkebrød, ost og vegetabilske alternativer til ost, fisk og sjømat og kjøtt. Nøkkelhullet kan da settes på skilt, oppslag eller lignende. Virksomheten skal kunne opplyse om grunnlaget for bruk av Nøkkelhullet. Det finnes produkter i markedet som tilfredsstiller nøkkelhullvilkårene uten at de har nøkkelhullmerket. Egg omfattes ikke av nøkkelhullet, men inngår i et variert kosthold.

Ifølge Matinformasjonsforskriften skal ferdigpakkede næringsmidler ha næringsdeklarasjon som angir energiinnhold, mengde fett, mettede fettsyrer, karbohydrater, sukkerarter, protein og salt per 100 g eller 100 ml vare. Produsenten kan i tillegg velge å oppgi blant annet innholdet av fiber.

Det er også bestemmelser om at matvarer merket med påstander om ernæring eller helse, som Nøkkelhullet, skal merkes i tråd med Matinformasjonsforskriften.

Dersom markedsdialogen avdekker næringsmiddelgrupper med bredt utvalg av nøkkelhullprodukter, kan det være aktuelt å øke kravet til antall produkter i disse næringsmiddelgruppene. Alternativt kan det premieres for økt antall produkter ved bruk av tildelingskriterier.

Her finnes tabell med oversikt over vilkår i Nøkkelhullsforskriftens næringsmiddelgrupper, som kan være nyttig for å sette opp produktliste og for å vurdere produkter.

Dokumentasjon av kravet

Leverandøren skal opplyse i produktlisten hvilke produkter dette gjelder og vise oversikt over næringsinnhold. De tilbudte ferdigpakkede produktene skal ha næringsdeklarasjon som beskrevet i Matinformasjonsforskriften, og næringsdeklarasjon skal følge uemballerte produkter.

Informasjon

Følgende matvarer kan ikke merkes med Nøkkelhullet:

• Barnemat for barn opptil 3 år
• Syltetøy, juice, majones, tørrmelk, saltede nøtter, egg, brunost og prim
• Godteri, sjokolade, is, pannekaker, kaker, snacks som potetgull o.l.
• Matvarer med søtstoffer
• Matvarer med for høyt innhold av industrielt fremstilte transfettsyrer
• Alkoholholdig drikke

I serveringstilbud rettet mot voksne, kan mat og drikke med søtstoff inngå som et alternativ i et variert sortiment. Barn under tre år bør ikke få mat eller drikke med søtstoffer. For mat- og drikketilbud i barnehage og skole gjelder egne retningslinjer og anbefalinger.

Noen av matvarene nevnt ovenfor har høyt innhold av energi, sukker, mettet fett og/eller salt, og anbefales ikke å inngå i et daglig tilbud. Ved anskaffelse av søt drikke, syltetøy, desserter og andre tilsvarende produkter, er sukkerinnhold særlig viktig å vurdere. For andre produkter (kjeks, kaker etc) bør oppdragsgiver også vurdere innhold av fett, mettet fett, salt og eventuelt fiber. Dette er særlig viktig for produkter som utgjør store volum i anskaffelsen.

Dere bør her bruke leverandørdialogen for å undersøke hvilke produkter markedet kan levere innen de ulike kategoriene. Ut fra det kan dere lage kravspesifikasjoner hvor dere angir maksimalt innhold av sukker og eventuelt innhold av andre næringsstoffer som dere vet at flere kan levere på. Dere kan også vurdere om dere i tillegg skal lage tildelingskriterier hvor dere premierer de tilbudene som har produkter med mindre innhold av sukker, fett med mer.

Dersom brukere av anskaffelsen selv skal ferdigstille måltidene før salg/servering, kan det være aktuelt å be om at leveransen følges av dekkende rettledning for dette. Det kan også være aktuelt å be om at menyen skal gjenspeile lokale mattradisjoner, årstidsvariasjoner, høytider og helligdager.

Tabell a: Grunnlag for beskrivelse av kravspesifikasjon – produkter og måltidstjenester

1) Kan være tilsatt litt salt eller sukker i hermetiske grønnsaker, frukt og bær.
2) Økologisk lettmelk har i dag 0,7% fett og inngår.
3) Drikke med søtstoff gir ikke energi, men kan som drikke med kullsyre, gi syreskade på tenner. Barn under 3 år bør ikke innta mat og drikke med søtstoffer.

Dokumentasjon av kravet

Leverandøren skal opplyse i produktlisten hvilke produkter dette gjelder og vise næringsinnhold. De tilbudte ferdigpakkede produktene skal ha næringsdeklarasjon, som omtalt i matinformasjonsforskriften. Næringsdeklarasjon skal følge uemballerte produkter.

Informasjon

Måltider som tilbys/serveres bør bygge på Helsedirektoratets kostråd, retningslinjer/anbefalinger og være ernæringsmessig fullverdige (se under).

For noen typer virksomheter gjelder egne anbefalinger. Spesielt for barnehage og skole er anbefalingene omfattende med omtale av matvaregrupper som bør inngå i tilbudet og måltidssammensetning.

• Nasjonal faglig retningslinje for mat og måltider i barnehagen
• Nasjonal faglig retningslinje for mat og måltider i skolen
• Anbefalinger for mat- og drikketilbud i arbeidslivet
• Anbefalinger for øvrig serveringsmarked inkludert møteservering og hurtigmatutsalg

Innhold av fett, spesielt mettet fett, sukker, salt og fiber i mat og drikke som tilbys eller serveres er sentralt også i disse normgivende dokumentene, og de viser til Nøkkelhullet og Brødskalaen. Hensyn til matallergi/-intoleranser skal ivaretas ved et allergivennlig tilbud som alle kan benytte, og/eller erstatningsprodukter. De 14 vanligste allergenene skal merkes og opplyses om ved salg og servering.

Næringsdeklarasjon og Matvaretabellen kan benyttes i utforming av produktlister og i vurdering av tilbud. Ved søk på for eksempel halvfet og mager ost, vises flere typer. Matvaretabellen angir innhold av energi og næringsstoffer for de vanligste matvarene, noen som gjennomsnittsverdier. Mengde næringsstoffer i næringsdeklarasjonen i enkeltprodukter (merkevarer) kan derfor avvike noe fra det som fremkommer i Matvaretabellen. Kostholdsplanleggeren er et nyttig verktøy i måltids-/menyplanlegging og for sammenligning.

Vanlige porsjonsstørrelser finnes i Mål, vekt og porsjonsstørrelser for matvarer. Også Kosthåndboken har porsjonstørrelser for matvarer/måltider og omtale av kosthensyn knyttet til matvareallergi/-intoleranse, religion, kultur, livssyn eller sykdom.

Eksempel på krav til sensorikk

Det kan være aktuelt å stille krav til sensorikk. Dette kan formuleres som kravspesifikasjon og/eller kontraktsvilkår om at alle produkter og måltider skal ha god smak, lukt, konsistens og utseende som svarer til alminnelige forventninger knyttet til det enkelte produkt eller måltid. Ønske om vareprøver kan utrykkes slik: "Som ledd i evalueringen av kvalitetskravene vil oppdragsgiver be om å få tilsendt vareprøver fra utvalgte produkter/måltider i tilbudet, se liste, innen…. (dato). Vareprøvene skal merkes med varetekst fra produktliste/menyforslag samt tilbyders produktnavn og eget artikkelnummer...".

Den sensoriske vurderingen vil være skjønnsmessig. Det kan derfor oppleves som lite forutsigbart for leverandørene hva som vektlegges, og tilsvarende vanskelig for oppdragsgiver å begrunne og dokumentere vurderingen. Dersom det skal stilles krav til sensorikk, bør dette gjøres som en minimumsterskel leverandørene må over før det kan vurderes at kravet til sensorikk er oppfylt.

Dersom brukere av anskaffelsen selv skal ferdigstille måltidene før salg/servering, kan det være aktuelt å be om at leveransen følges av dekkende rettledning for dette. Det kan også være aktuelt å be om at menyen skal gjenspeile lokale mattradisjoner, årstidsvariasjoner, høytider og helligdager.

Avhengig av anskaffelsens innhold, kan det være aktuelt å kombinere med krav for produkt-anskaffelser, følg lenke til tabell a under. Tabell b bygger på tabell a og henviser til denne. Det kan også være aktuelt å kombinere med krav basert på produktenes innhold av utvalgte næringsstoffer.

Tabell a: Grunnlag for beskrivelse av kravspesifikasjon – produkter og måltidstjenester

1) Kan være tilsatt litt salt eller sukker i hermetiske grønnsaker, frukt og bær.
2) Økologisk lettmelk har i dag 0,7% fett og inngår.
3) Drikke med søtstoff gir ikke energi, men kan som drikke med kullsyre, gi syreskade på tenner. Barn under 3 år bør ikke innta mat og drikke med søtstoffer.

Tabell b: Tillegg grunnlag for kravspesifikasjon – måltidstjenester

1) 2 av 5 ganger bør være fiskeretter. Det bør varieres mellom mager og fet fisk.

Dokumentasjon av kravet

Leverandøren skal opplyse i menyforslag/produktliste hvilke måltider og/eller produkter dette gjelder og vise næringsinnhold. De tilbudte ferdigpakkede produktene og/eller måltidene skal ha næringsdeklarasjon, som omtalt i matinformasjonsforskriften.

Næringsdeklarasjon skal følge uemballerte produkter og måltider.

Informasjon

Leverandøren skal opplyse i menyforslag/produktliste hvilke måltider og/eller produkter dette gjelder og vise næringsinnhold. De tilbudte ferdigpakkede produktene og/eller måltidene skal ha næringsdeklarasjon, som omtalt i matinformasjonsforskriften.

Næringsdeklarasjon skal følge uemballerte produkter og måltider.

Kostholdsplanleggeren er et gratis nettbasert verktøy for planlegging av måltider og menyer og beregning av næringsinnhold. Heftet Mål, vekt og porsjonsstørrelser for matvarer, inneholder data om mål, vekt og porsjonsstørrelser for 700 matvarer og matretter.

Eksempel på bruk av tildelingskriterier i tillegg til kravspesifikasjon

"For å øke andel produkter som oppfyller Nøkkelhullsforskriftens vilkår, kan oppdragsgiver premiere for tilbudte produkter (antall) ut over kravet på minst ett (1) produkt i hver næringsmiddelgruppe som oppfyller Nøkkelhullsforskriftens vilkår…". Det er viktig at dere oppgir i konkurransegrunnlaget hvor mange flere produkter dere ønsker i hver kategori i tillegg til minstekravet. For eksempel at dere vil premiere for opptil ytterligere tre produkter og at det går tydelig frem hvordan dere skal vekte.

Eksempel på bruk av tildelingskriterier for produkter som ikke kan få Nøkkelhullet

Etter en leverandørdialog har dere funnet ut at markedet kan levere syltetøy med følgende innhold av sukkerarter per 100 g vare: 42 g, 34 g og 26 g. Dere ønsker å premiere leverandører som i større grad bidrar til at oppdragsgiver når sine mål om økt andel produkter med lavere sukkerinnhold. Tildelingskriteriet oppfordrer leverandører til å øke andelen produkter med lavere sukkerinnhold i det tilbudte sortimentet:
«Oppdragsgiver ønsker å premiere tilbud som har syltetøy med lavere sukkerinnhold i avtale-sortimentet utover de produktene der det allerede er stilt krav om slike egenskaper. Det vil bli vektet slik:…» (oppdragsgiver må fylle ut selv).

Dokumentasjon av tildelingskriteriet: leverandøren skal opplyse i produktlisten hvilke produkter dette gjelder og vise oversikt over næringsinnhold.